Закажите важне састанке како би сви чланови могли да присуствују
Платформе за сарадњу као што је Мицрософт Теамс потпуно су промениле игру на даљину, и то с правом. Многе организације прелазе са е-поште на апликације као што је Мицрософт Теамс за комуникацију међу колегама због дивних функција које ове платформе нуде.
Једна таква функција коју Мицрософт Теамс нуди и коју воле корисници широм света је могућност одржавања заказаних састанака на платформи. Поред ад-хоц састанака, корисници такође могу да заказују састанке. Раније су само претплатници Мицрософт 365 Бусинесс могли да одржавају заказане приватне састанке или састанке канала. Али сада је Мицрософт додао и опцију за бесплатне кориснике Мицрософт Теамс-а. А заказивање састанака у тимовима са члановима организације, као и са странцима (у свету познатих као гости у свету Мицрософт Теамс састанака) је лако колико може.
Како заказати састанак ако сте бесплатни корисник Мицрософт Теамс-а
Отворите десктоп апликацију Мицрософт Теамс или идите на теамс.мицрософт.цом. Изаберите опцију „Састанци“ на траци за навигацију са леве стране.
Белешка: Ако не постоји опција „Састанци“, покушајте да ажурирате своју десктоп апликацију Мицрософт Теамс јер је нова опција тек почела да се примењује. Ако ажурирање на најновију верзију и даље не прикаже опцију, једино што преостаје је да сачекате да вам се функција појави.
Отвориће се картица Састанци. Видећете две опције: „Упознајте се сада“ и „Закажите састанак“. Кликните на „Закажите састанак“ да бисте отворили прозор планера.
Дајте свом састанку наслов и одредите датум и време трајања састанка. Затим кликните на дугме „Распоред“.
Тимови ће заказати састанак. На екрану ће се појавити неколико опција за дељење позивнице. Можете да делите информације о састанку тако што ћете их копирати и послати везу путем е-поште или било које апликације за размену порука, или можете послати позивницу помоћу Гоогле календара или Оутлоок календара тако што ћете креирати догађај. Изаберите жељену опцију.
Важна напомена: Немојте прескочити овај корак а да барем не копирате информације о састанку. Када затворите овај прозор, нећете моћи поново да приступите информацијама. Такође би требало да држите везу за састанак при руци за себе ако сте одлучили да не креирате догађај у календару, јер тренутно Мицрософт Теамс нема уграђени календар за бесплатне кориснике да прате заказане састанке. То јест, нећете моћи да се придружите састанку или да позовете друге на састанак који сте управо заказали ако прескочите овај корак.
Тренутно бесплатни корисници могу одржавати само заказане састанке приватно, а не на каналима. Дакле, само људи са линком за позив на састанак могу да се придруже састанку.
Како да закажете састанак ако сте Мицрософт 365 пословни корисник
Претплатници на Мицрософт 365 Бусинесс могу или да закажу састанак из апликације Мицрософт Теамс или могу да користе Оутлоок за заказивање састанка у тимовима.
Закажите састанак из Мицрософт тимова
Отворите десктоп апликацију Мицрософт Теамс или идите на теамс.мицрософт.цом и пријавите се помоћу свог Мицрософт налога. Затим изаберите опцију „Календар“ на траци за навигацију са леве стране.
У календару кликните на дугме „Нови састанак“ да бисте заказали састанак.
Отвориће се екран за креирање новог састанка. Додајте наслов састанка, а затим унесите имена учесника у поље „Додај потребне учеснике“ да бисте позвали људе.
Ако желите да се неко ван ваше организације придружи састанку, унесите његову адресу е-поште у поље да бисте му послали везу за позив на састанак.
Након што додате све учеснике, подесите време састанка. Такође можете да користите „Асистент за заказивање“ да бисте пронашли слободно време у свачијем календару да бисте подесили време за састанак које одговара свима.
Мицрософт тимови такође дозвољавају да се састанак понови по одређеном распореду. Изаберите одговарајућу опцију из падајућег менија. Ако не желите да поновите састанак, оставите поставку на „Не понавља се“.
Следеће је подешавање за „Додај канал“ које одређује подешавања приватности састанка. Нека буде празно да би ваш састанак био приватан. Да бисте отворили састанак члановима тима, изаберите канал. Такође можете одабрати више канала за састанак.
Састанак ће бити објављен на каналу који одаберете на картици „Објаве“, где чланови тима могу да постављају дневни ред, деле датотеке или додају своје коментаре.
Кликните на дугме „Пошаљи“ или „Сачувај“ (у зависности од тога да ли има учесника на вашој листи) да бисте заказали састанак.
Закажите састанак тимова из Оутлоок-а
Корисници такође могу да закажу састанак тимова из Мицрософт Оутлоок-а. Отворите апликацију Оутлоок и пређите на приказ календара. Кликните на икону „Календар“ на дну левог окна за навигацију да бисте се пребацили.
Мицрософт Теамс подразумевано има додатак за Оутлоок. Кликните на „Нови састанак тимова“ у приказу Оутлоок календара.
Отвориће се екран за заказивање састанка. Подесите назив састанка, додајте учеснике којима ћете слати позивнице за састанак, подесите време састанка и кликните на дугме „Пошаљи“ да бисте послали позивницу за састанак.
Белешка: Тренутно, корисници могу да заказују састанке из Оутлоок-а, али не могу да их имају ни на једном каналу.
Одржавање састанака у Мицрософт тимовима је веома згодно. Корисници могу да заказују састанке из Мицрософт тимова или помоћу Оутлоок апликације. Корисници тимова са претплатом на Мицрософт 365 Бусинесс такође могу да користе помоћника за заказивање који корисницима омогућава да пронађу време за састанак које одговара свима.
Планер за Мицрософт Теамс Фрее кориснике је у овом тренутку прилично једноставан, али с обзиром на то да је то ново имплементирана функција, можда ће добити важна ажурирања у наредним месецима. Такође можете послати линк за позив људима који нису део ваше организације како би се могли придружити састанку као „гости“.