Правите аутоматске белешке на састанку користећи функцију Транскрипције уживо у Мицрософт тимовима.
Мицрософт тимови су некада били прилично напредни у хорди апликација Воркстреам Цоллаборатион. Али у последње време, помера своје границе још даље да би остао релевантан у временима која се мењају. Захваљујући драстичним променама у целој једначини која окружује начин на који радимо и највећем такмичењу, Мицрософт Теамс доследно доноси своју А-игру.
Најновији додатак арсеналу функција које Теамс нуди је Транскрипције састанака уживо. Транскрипције уживо су доступне током састанка и не морате да снимате састанак да бисте генерисали ове транскрипције.
Транскрипције могу знатно побољшати ваше искуство састанка. Они не само да чине ваше састанке продуктивнијим тако што аутоматизују белешке са састанка за вас. Иако не морате ручно да правите белешке је велики плус. Они такође чине састанке инклузивнијим за учеснике који су глуви или наглуви, који су на бучним местима или имају другачији ниво знања језика.
По чему се транскрипција разликује од титлова уживо?
Мицрософт Теамс већ неко време има функцију титлова уживо. Дакле, шта је тако посебно у вези са транскрипцијама састанака? Највећа разлика је у доступности.
Транскрипције су доступне након састанка. Можете их преузети и поделити са било ким. Управо због тога смо их назвали „аутоматизоване белешке са састанка“. Али тимови не чувају титлове.
Такође, када омогућите титлове, они су видљиви само вама, али транскрипција је видљива свима, иако корисници могу изабрати да је сакрију.
Ако је главни разлог због којег желите да омогућите транскрипције да састанак учините инклузивнијим и приступачнијим, можете користити или транскрипције или титлове. Али да бисте имали запис о целом састанку, транскрипција је прави начин.
Предуслови за коришћење транскрипције у Мисрософт тимовима
Постоји неколико стрингова везаних уз коришћење транскрипција у Мицрософт тимовима. Прво, доступан је само за заказане састанке, а не за састанке канала или „Меет Нов“. Дакле, ако је ваш дневни ред укључивост и боља разумљивост на импровизованом састанку или састанку на каналу, можете користити титлове уживо.
Такође, ова функција је доступна само када је говорни језик амерички енглески. Штавише, може се користити само из десктоп апликације и доступан је само за одређене лиценце. То у суштини значи да бесплатни корисници Мицрософт Теамс-а и искључени типови лиценци немају приступ овој функцији.
Организације са следећим лиценцама имају приступ транскрипцијама у тимовима: Оффице 365 Е1, Оффице 365 А1, Оффице 365/Мицрософт 365 А3, Оффице 365/Мицрософт 365 А5, Мицрософт 365 Ф1, Оффице 365/Мицрософт 365 Ф3, Мицрософт 365 Бусинесс Басиц Мицрософт 365 Бусинесс Стандард, Мицрософт 365 Бусинесс Премиум СКУ-ови.
Корисници ГЦЦ, ГЦЦ-Хигх и ДоД немају право да користе ову функцију.
ИТ администратор би такође требало да омогући транскрипцију за организацију. Ако не можете да пронађете опцију за транскрипцију, мораћете да контактирате администратора.
Омогућавање транскрипције за вашу организацију
Ако сте ИТ администратор за своју организацију, идите у Теамс центар администрације.
ИТ администратори организације могу омогућити транскрипцију за свакога тако што ће је укључити у глобалну политику или селективне људе тако што ће имати различите смернице за различите кориснике.
На навигационој табли са леве стране кликните на опцију за „Састанци“.
Неколико опција ће се проширити испод њега. Од ових изаберите „Смернице за састанке“.
Да бисте омогућили опцију за целу организацију, кликните на опцију или „Глобално (подразумевано за читаву организацију)“.
Померите се надоле до одељка „Аудио и видео“. Затим се уверите да је опција за „Дозволи транскрипцију“ укључена.
Да бисте га селективно омогућили, имате две опције. Можете га укључити за целу организацију, а затим креирати прилагођену политику где опција за транскрипцију није омогућена и доделити смернице корисницима којима не желите да приступе функцији. Или можете ићи у потпуно супротном смеру, где опција није омогућена глобално, већ само у прилагођеној политици и можете је доделити корисницима којима желите да имају приступ функцији.
Да бисте креирали нову политику састанка, идите на страницу „Смернице за састанке“ и кликните на дугме „Додај“.
Дајте назив политици и конфигуришите је онако како желите. Кликните на дугме „Сачувај“.
Да бисте доделили политику корисницима, изаберите је и кликните на дугме „Управљај корисницима“.
Панел ће се појавити са десне стране. Потражите кориснике којима желите да доделите смернице и кликните на дугме „Примени“.
Такође можете да доделите смернице било којој групи корисника у вашој организацији.
Коришћење функције транскрипције у састанцима
Коришћење ове функције на састанцима је шетња парком. Али запамтите да можете транскрибовати само заказане састанке. Започните или се придружите заказаном састанку из догађаја у календару.
Организатор састанка и људи из истог станара могу започети транскрипцију. Гости, људи из другог станара и анонимни корисници (људи који не желе да буду идентификовани у транскрипцијама) не могу да започну транскрипцију на састанку.
Да бисте започели транскрипцију, идите на „Још радњи“ на траци са алаткама за састанак.
Затим изаберите „Започни транскрипцију“ из опција.
Видећете обавештење да је транскрипција почела и требало би да обавестите све да се транскрибују. Али други учесници ће такође видети обавештење да се састанак транскрибује. Ипак, требало би да обавестите све из љубазности за учеснике који су се придружили са телефона.
Табла за транскрипцију ће се појавити са десне стране. Транскрипт ће такође садржати корисничко име и икону профила учесника, као и временску ознаку.
Сви учесници састанка могу да прикажу или сакрију таблу транскрипта у било ком тренутку. Кликните на дугме „Затвори“ на панелу да бисте га сакрили.
Такође можете да одете у мени Још радњи и одатле изаберете „Сакриј транскрипт“.
Да бисте приказали таблу, изаберите „Прикажи транскрипт“ из менија Још радњи.
Организатор састанка и презентери могу зауставити транскрипцију и поново је покренути у било ком тренутку током састанка. Да бисте зауставили транскрипцију, идите до менија Још радњи и изаберите „Заустави транскрипцију“.
Сви ће добити обавештење да сте престали да преписујете. Транскрипција ће аутоматски престати када сви напусте састанак.
Преузимање и дељење транскрипција
Транскрипти састанка су аутоматски доступни за преузимање након састанка у календарском догађају. Идите на „Календар“ са навигационог панела са леве стране.
Затим отворите догађај за заказани састанак.
Страница састанка ће имати додатну картицу на врху: „Снимци и транскрипти“.
Тамо ће бити доступан цео транскрипт. Да бисте га преузели, кликните на дугме за преузимање.
Транскрипт можете преузети као .втт датотеку (популарни формат за транскрипте) или .доцк датотеку (Ворд документ).
Транскрипције су доступне за преузимање са налога учесника док их организатор састанка не избрише.
Учесници на мобилним уређајима не могу да виде транскрипцију у мобилној апликацији. Да бисте је учинили доступним учесницима на мобилним уређајима, преузмите датотеку и отпремите је у ћаскање. Идите на ћаскање на састанку и кликните на дугме „Приложи“ да бисте отпремили датотеку.
Мобилни учесници тада могу пронаћи датотеку у свом ћаскању.
Скривање вашег идентитета у транскрипцијама
Тимови могу да идентификују особу која говори, а транскрипције састанка аутоматски укључују корисничко име и име особе. Ако желите да останете анонимни у транскрипцији, можете сакрити свој идентитет. Али то морате учинити пре састанка.
Кликните на икону „Подешавања и више“ (мени са три тачке) поред иконе вашег профила на насловној траци. Затим изаберите „Подешавања“ из менија.
Подешавања ће се отворити. Из менија за навигацију са леве стране идите на „Титлови и транскрипти“.
Затим искључите прекидач за „Аутоматски ме идентификуј у титловима и транскриптима“.
Транскрипције су одлична карактеристика и Мицрософт Теамс их свакако чини лаким за коришћење. Дакле, следећи пут када будете желели да правите белешке са састанка или желите да садржај састанка буде доступан свима, можете да транскрибујете цео састанак.