Ако желите да одштампате налепнице за слање поште са листе адреса коју одржавате у Екцел табели, можете да користите Мицрософт Ворд функцију спајања поште
Мицрософт Екцел је идеално место за чување података о контакту и адреси купаца. Можете лако да организујете мејлинг листу/листу адреса у Екцел-у. Али штампање поштанских налепница, коверата, честитки или било чега другог може бити тежак посао.
Рецимо да желите да пошаљете масовну пошту на листу за слање коју одржавате у Екцел табели, најбољи начин на који то можете да урадите је коришћење Мицрософт Ворд функције спајања поште. Креирањем документа за обједињавање поште у Мицрософт Ворд-у и повезивањем са Екцел радним листом, можете повући податке са Екцел листе у налепнице за штампање за слање поштом.
Како направити поштанске налепнице у Ворд-у из Екцел листа
Помоћу функције Мицрософт Ворд Маил Мерге можете да креирате лист налепница за слање поште из Екцел листа који можете да одштампате. Ако не знате како да масовно одштампате своје налепнице из програма Екцел, прочитајте овај водич корак по корак.
Припремите своју маилинг листу у Екцел-у
Да бисте креирали и одштампали налепнице за слање, прво морате правилно да подесите радни лист. Откуцајте заглавље колоне у прву ћелију сваке колоне и попуните одговарајуће информације испод заглавља тих колона. Пошто желимо да креирамо налепнице за слање поште, направите колону за сваки елемент који желите да додате налепницама (као што су име, презиме, адреса, итд.).
На пример, ако ћете да креирате налепнице за слање поште из Екцел листа, вероватно ће имати ове основне контакт информације (као наслове колона):
- Име
- Презиме
- Улица и број
- Град
- Држава
- Поштански број
Погледајте снимак екрана испод:
Када уносите податке у Екцел, поделите информације у појединачне колоне. На пример, уместо да креирате једну колону са именом, поделите име у засебне колоне као што су наслов, име, средње име, презиме, што би олакшало спајање података са Ворд документом.
Када уносите податке, уверите се да ваш радни лист не садржи празне редове или колоне. Сачувајте радни лист када завршите са уносом података.
Именујте маилинг листу
Након што сте креирали скуп података, дајте име подацима представљеним на радном листу. Да то уради,
Изаберите листу адреса у Екцел листу, укључујући заглавља. Затим идите на картицу „Формуле“ и кликните на „Дефини име“ из групе Дефинисана имена.
Отвориће се нови оквир за дијалог, унесите име у поље „Име“ и кликните на „ОК“. Ако име има више од једне речи, додајте доњу црту (_) између њих (без размака или цртице).
Потврдите формат датотеке
Мораћете да повежете Ворд документ са Екцел радним листом који садржи мејлинг листу да бисте одштампали своје налепнице. Ако први пут повезујете Ворд са Екцелом, мораћете да омогућите формат конверзије који ће вам омогућити да конвертујете датотеке између два Мицрософт програма.
Да бисте то урадили, прво отворите програм Мицрософт Ворд. Кликните на картицу „Датотека“ и изаберите „Опције“ на дну левог окна.
Отвориће се нови прозор „Опције речи“. У том случају кликните на „Напредно“ у левом окну и померите се надоле до одељка „Опште“. Означите опцију „Потврди конверзију формата датотеке при отварању“ и кликните на „ОК“. Ово ће вам омогућити да лако увезете податке из Екцел-а.
Подесите документ за спајање поште у Ворд-у
Затим морате да подесите главни документ са налепницама у МС Ворд-у за налепнице које желите да додате.
Отворите празан Ворд документ. Идите на „Поштанске поруке“ и кликните на икону „Започни спајање поште“. Затим, опција „Ознаке“ из падајућег менија.
Такође можете одабрати опцију „Чаробњак за спајање поште корак по корак“ која ће вас водити кроз процес.
Појавиће се прозор за дијалог „Опције етикете“. Овде можете да изаберете добављача етикете и број производа. Бирамо произвођача етикета 3М као нашег продавца јер је то бренд који користимо. Али ако користите одређеног продавца, нпр. Ејвери, онда их можеш изабрати.
Затим кликните на дугме „Детаљи“ у доњем левом углу прозора са опцијама етикете и отвориће се нови оквир за дијалог. Овде можете променити маргине, висину, ширину, нагиб и величину налепнице. Кликните на „ОК“ након што извршите измене.
Сада ће Ворд страница изгледати овако:
Повежите радни лист са Вордовим ознакама
Сада сте поставили празне ознаке у Мицрософт Ворд-у да примате информације из Екцел-а. Следеће, требало би да повежете Ворд документ са радним листом који садржи вашу листу за слање поште/адреса да бисте пренели податке на своје етикете.
Идите на картицу „Поштанске поруке“ у Ворд документу и изаберите опцију „Изабери примаоце“. У падајућем менију кликните на опцију „Користи постојећу листу“.
Идите до Екцел табеле са листом за слање у прозору Селецт Дата Соурце, изаберите датотеку и кликните на „Отвори“.
Ако видите дијалог за потврду извора података, изаберите „ОЛЕ ДБ датотеке базе података“ и кликните на дугме „У реду“.
Појавиће се још један искачући прозор под називом Селецт Табле. Ако сте дали име својој листи адреса (Цустомер_Маилинг_Лист), изаберите је и кликните на „ОК“. Ако не, изаберите радни лист који садржи вашу листу и кликните на „ОК“.
Као што видите, Ворд документ је сада испуњен адресним ознакама које кажу „Следећи запис“.
Уредите листу прималаца за спајање поште
Кликните на опцију „Уреди листу прималаца“ на картици „Поштанске поруке“.
Појавиће се прозор „Примаоци обједињавања поште“ са списком свих прималаца са ваше листе адреса. Све ће бити изабрано подразумевано. Овде можете сортирати, филтрирати, додати или уклонити примаоце са листе.
Опозовите избор у пољу за потврду поред имена прималаца које не желите у својим ознакама.
Додајте поља за спајање поште
Сада морате да додате поља за спајање поште у документ пре него што завршите спајање. Када додате поља за обједињавање поште у своје ознаке, та поља ће постати чувари места за заглавља колона на вашем радном листу. Када се спајање заврши, чувари места ће бити замењени подацима са ваше Екцел маилинг листе.
Да бисте додали поља за обједињавање поште, кликните на „Адресни блок“ из групе Поља за писање и уметање на картици Слање поште.
Овде можете да наведете одговарајући формат да се име примаоца појави на налепници. Видећете преглед изабраног обрасца адресе у одељку „Преглед“. Кликните на „ОК“ да додате поља.
Ако делови вашег адресног блока недостају или се не подударају са изабраним форматом адресе, то значи да се наслови колона ваше листе адреса у Екцел-у разликују од подразумеваних поља за спајање Ворд поште. Кликните на дугме „Упари поља“ да бисте ускладили десна поља са пољима потребним за блок адресе.
У прозору „Подударање поља“ проверите да ли се потребна поља за блок адресе поклапају са колоном у вашој радној свесци. Ако није, кликните на дугме падајућег менија поред потребног поља и упарите га са насловом колоне у вашој Екцел датотеци. Када завршите, кликните на „ОК“.
Сада ће се „АддрессБлоцк“ појавити у првој налепници вашег документа.
Затим морате копирати формат налепнице и изглед прве налепнице (<>) на остале ознаке у Ворд документу. Да бисте то урадили, кликните на „Ажурирај ознаке“ у окну за писање и уметање на картици Поштанске поруке.
Извршите спајање поште
Пре него што спојимо Ворд документ и Екцел датотеку, хајде да погледамо како ће изгледати готове налепнице.
Да бисте прегледали своје резултате, изаберите опцију „Преглед резултата“ на горњој траци.
Сада можете извршити стварно спајање поште.
Можете форматирати тренутно прегледану ознаку на картици Почетна. Можете чак да промените тип фонта, величину фонта, боју фонта итд. на етикети по свом укусу. Када завршите са форматирањем тренутно прегледане ознаке, кликните на „Ажурирај ознаке“ на картици Поштанске поруке да бисте применили форматирање на све ознаке.
Да бисте извршили спајање, идите на картицу „Поштанске поруке“, кликните на опцију „Заврши и споји“ у групи Заврши. Изаберите опцију „Измени појединачне документе“ из падајућег менија.
Биће затражен мали искачући прозор под називом „Споји у нови документ“. У том случају изаберите „Све“ под Обједини записе и кликните на „У реду“ да бисте завршили.
Сада ће информације са ваше листе адреса бити пренете на ваше налепнице и појавиће се нови документ са налепницама за слање са ваше Екцел листе адреса. Сада можете да уређујете, форматирате, штампате и чувате овај документ са етикетом као и сваки други Ворд документ.
Бонус савет: Додај границе на етикете
Тешко је исећи налепнице без ивица. Да бисте додали ивице, кликните на икону плус (+) у горњој левој страни текста.
Сада су све ознаке у документу изабране, кликните на икону „Граница“ у плутајућем менију и кликните на „Све ивице“ из опција.
Одмах ћете видети границе између различитих ознака.
Све што сада треба да урадите је да одштампате своје налепнице, исечете их, залепите на пошту и пошаљете своју пошту.