Промените свој статус тако да сви знају зашто им се не враћате
Људи користе Мицрософт Теамс за комуникацију и сарадњу са својим саиграчима. У ствари, толико да је много корисника у потпуности прешло са е-поште на Мицрософт тимове у сврху комуникације.
Дакле, природно је да тражите неки начин у Мицрософт тимовима да обавестите своје саиграче када не можете да добијете њихове поруке и када нећете моћи да одговорите, тако да нема погрешне комуникације. Било да сте одсутни од свог стола сат, дан или недељу, било да сте изашли на ручак за клијенте, семинар или сте одсутни на одмору, увек је добра пракса да дозволите да ваш статус одражава то и то је управо оно што можете да урадите са статусом „Ван канцеларије“ у Мицрософт тимовима.
Ако не знате који је статус у Мицрософт тимовима, то је зелена/жута/црвена тачка која се појављује поред ваше слике профила у Мицрософт тимовима и показује вашим колегама члановима тима да ли сте доступни за везу или не.
Ако сте помало збуњени овом новом опцијом статуса, нисте криви. Као што сте можда приметили, опција Ван канцеларије није једна од стандардних опција доступних у функцији „Статус“ у тимовима. Постављање статуса „Ван канцеларије“ у Мицрософт тимовима такође није тако једноставно као промена статуса из „Доступан“ у „Заузет“ или „Не узнемиравај“ – нешто што можете да урадите за трен.
Одакле поставити статус „Одсутан из канцеларије“ у тимовима?
„Где да поставим овај статус ван канцеларије у тимовима ако не из опције Статус?“ Па, ствар је у томе да уопште не можете да подесите статус ван канцеларије из Мицрософт тимова. Потребан вам је Оутлоок да бисте то урадили.
Мицрософт Теамс се синхронизује са вашим Оутлоок налогом и преузима статус Ван канцеларије из Оутлоок-а и аутоматски то одражава на вашем Теамс налогу. Дакле, није ни чудо што нисте пронашли опцију да одмах поставите статус. Мицрософт то свакако не олакшава.
Како подесити ван канцеларије у Оутлоок-у?
Да бисте подесили статус „Одсутан из канцеларије“ у тимовима, потребно је да подесите „Аутоматске одговоре“ на свом Оутлоок налогу. Шта су аутоматски одговори? Ова функција аутоматски шаље поруку на било коју е-пошту коју примите док је укључена. Мицрософт Теамс види када имате укључене аутоматске одговоре у Оутлоок-у и мења ваш статус како би одражавао ваше боравиште.
Можете да подесите аутоматске одговоре у Оутлоок-у и из апликације за рачунар или из Оутлоок веба.
Да бисте подесили аутоматске одговоре из Оутлоок апликације за радну површину, отворите апликацију и кликните на опцију „Датотека“ на траци менија.
Сада кликните на опцију „Аутоматски одговори“ на екрану са информацијама о налогу.
Отвориће се оквир за дијалог за подешавање аутоматских одговора. Тренутно ће се приказати „Не шаљи“. Изаберите радио дугме за „Пошаљи аутоматске одговоре“.
Такође можете одредити временски распон током којег ћете послати поруку о одсутности. Означите поље за „Само шаљи у овом временском периоду“ и изаберите датум и време.
Можете да подесите прилагођену поруку за шта да одговорите на примљене поруке. Сада, ако користите налог организације, постојаће две опције за поруку. Можете поставити различите поруке за људе интерне и екстерне у вашој организацији. За лични налог, неће бити разлике. На крају, кликните на „ОК“ да бисте сачували промене.
Након што укључите одговоре ван канцеларије, идите на Мицрософт Теамс. Ваш статус ће се променити у Ван канцеларије, а порука коју сте подесили у аутоматским одговорима ће такође бити приказана са вашим статусом када неко пређе курсором преко ваше слике профила.
Да бисте подесили аутоматске одговоре из Оутлоока за Веб, идите на оутлоок.ливе.цом и пријавите се са својим налогом. Затим кликните на опцију „Подешавања“ (икона зупчаника) у горњем десном углу екрана.
У текстуални оквир за претрагу откуцајте „Оут оф оффице“ или „Аутоматиц Реплиес“, а затим кликните на резултат претраге за поставку Аутоматски одговори.
Отвориће се оквир за дијалог за аутоматске одговоре. Укључите прекидач за „Аутоматски одговори укључени“.
Ако желите да шаљете аутоматске одговоре за одређени период, означите поље за потврду „Шаљи одговоре само током временског периода“ и наведите датум и време и подесите своју прилагођену поруку.
Подешавање аутоматских одговора је најбољи начин да подесите статус ван канцеларије у Мицрософт тимовима. Можете да подесите статус за одређени временски период, а уз то имате и прилагођену поруку са објашњењем. Али то дефинитивно није једини начин.
Такође можете да подесите статус ван канцеларије тако што ћете направити састанак у свом календару и подесите га на „Ван канцеларије“. Отворите апликацију Оутлоок за десктоп рачунаре и пређите на календар уместо на е-пошту.
Кликните на опцију „Нови термин“ у главном менију.
Отвориће се оквир за дијалог за креирање састанка. Закажите термин када ћете изаћи из канцеларије. Сада кликните на „Опције“.
У падајућем менију поред „Прикажи као“ изаберите „Ван канцеларије“ и сачувајте састанак.
Мицрософт тимови ће променити ваш статус у Ван канцеларије током времена када одредите састанак у Оутлоок-у.
Сада можете да се удаљите од свог стола без икаквих брига. Сви ће моћи да виде ваш статус Ван канцеларије. У личним разговорима, упозорење на страни пошиљаоца ће их подсетити да сте ван канцеларије и да можда нећете моћи да им се одмах јавите.