Имајте чекаонице на својим састанцима како бисте били сигурни и без сметњи
Чекаонице су веома пожељна карактеристика у екосистему виртуелних конференција. Они штите ваше састанке од било каквих безбедносних незгода као што су нежељени људи који испадају и ометају цео састанак. Колико би то могло бити катастрофално постало је потпуно јасно раније ове године у облику Зоомбомбинга.
Од тада су сви домаћини скупова, било да су домаћини стручних скупова или часова, схватили важност чекаонице.
Шта је чекаоница?
Чекаоница у виртуелном екосистему састанка је својеврсни тампон. Сви учесници састанка пролазе кроз то пре него што буду примљени у салу за састанке. Домаћин састанка има потпуну контролу над тим кога ће примити на састанак. На овај начин, непозвани гости не могу тек тако да уђу на састанак. Као што видите, они су веома функционални и неопходни за заштиту ваших састанака.
Како користити чекаоницу у Вебек-у
Корисници Вебек-а одувек траже чекаоницу или лоби на састанцима где учесници могу да чекају пре него што се придруже састанку. Раније сте могли да имате чекаоницу у личним собама за састанке, али не и на заказаним састанцима. Али Вебек Меетинг верзија 40.9 је то променила.
Како користити чекаоницу у соби за личне састанке
Сваки корисник Вебек-а има личну собу за састанке у Вебек-у која има прилагодљиву везу и никада не истиче. Јединствена је само за вас и увек је доступна; не морате да га резервишете унапред да бисте га користили. Сви импровизовани састанци које имате у Вебек-у одржавају се у овој личној соби за састанке.
Сада, подразумевано, ни састанци у личној соби немају чекаоницу. Али можете да конфигуришете подешавања да их имате. Вебек има опцију да закључа састанке. Када је састанак закључан, сви учесници који покушају да му се придруже улазе у предворје. Домаћин их тада може пустити унутра ако жели.
Да бисте закључали састанак у личној соби, идите на траку са алаткама састанка и кликните на икону „Још опција“ (мени са три тачке).
Затим укључите прекидач за опцију „Закључај састанак“ из менија.
Сви учесници који се придруже након што закључате састанак мораће да сачекају у предворју. На екрану ћете добити обавештење да у предворју чекају учесници. Кликните на њега да видите листу.
Можете их све прихватити једним кликом тако што ћете их све изабрати или прихватити само учеснике које желите да пустите. Изаберите учеснике и кликните на дугме „Прихвати“.
Сада ћете то морати да урадите за сваки састанак личне собе који желите да закључате. Али с обзиром на то да ћете бити први на састанку јер је импровизован, то и није толики проблем. Ово решење је савршено за људе који можда не желе чекаоницу на сваком састанку.
Али за људе који желе функционалност чекаонице подразумевано на свим састанцима, постоји други начин. Конфигурисањем овог малог подешавања аутоматски се закључава сваки састанак личне собе чим почне.
Идите на вебек.цом и пријавите се на свој Вебек Меетинг простор. У навигационом менију са леве стране кликните на „Преференцес“.
Затим идите на „Моја лична соба“.
Отвориће се подешавања ваше личне собе. Померите се надоле до подешавања „Аутоматско закључавање“. Затим кликните на поље за потврду поред њега да бисте га изабрали.
Када га изаберете, падајући мени за време ће постати на који се може кликнути. Кликните на њега и изаберите „0“ из опција.
Затим кликните на дугме „Сачувај“.
Сада ће све ваше личне собе за састанке подразумевано имати чекаоницу.
Белешка: Да бисте могли да примате људе из предворја на закључани састанак, требало би да користите апликацију за рачунаре Вебек Меетингс, десктоп апликацију Вебек Теамс или собу или стони уређај регистровану у облаку Цисцо Вебек. У супротном, нећете моћи да примите људе без откључавања састанка.
Како користити чекаоницу са заказаним састанком
За заказане састанке посебно је важно имати чекаоницу. Ако други учесници стигну пре домаћина, треба да буду у чекаоници одакле их домаћин може пустити.
Али раније, нисте могли да имате ову функцију чекаонице на заказаном састанку на Вебек-у. Сви учесници који су стигли пре домаћина уопште нису могли да се придруже састанку ако је састанак био закључан. Морали су да се освеже и покушају да се поново прикључе састанку након доласка домаћина. Као што можете замислити, то уопште није интуитивно. Како учесник може знати о доласку домаћина на састанак?
Али од Вебек 40.9 надаље, можете имати чекаоницу за госте на заказаним састанцима. Гости су корисници који или нису пријављени на своје Вебек налоге или спољни корисници који немају Вебек налог на вашој веб локацији. Дакле, сви гости који стигну пре домаћина мораће да сачекају у сали за састанке. Али сви чланови организације који стигну пре домаћина моћи ће директно да се придруже.
Идите на вебек.цом и пријавите се на свој простор за састанке. Затим идите на „Састанци“ из менија за навигацију са леве стране.
Кликните на дугме „Закажи“ да бисте заказали нови састанак.
Или можете да измените претходно заказани састанак са новим подешавањима. Отворите састанак и кликните на дугме „Измени“.
Затим, након што закажете састанак како бисте, померите се надоле и кликните на „Прикажи напредне опције“.
Неколико опција ће се проширити испод њега. Кликните на „Опције заказивања“.
У опцијама заказивања идите на „Откључани састанци“. Подразумевана поставка за ову опцију је постављена на „Гости могу да се придруже састанку“. Кликните на радио дугме за „Гости чекају у предворју док их домаћин не прихвати“ да бисте га изабрали.
Сада, баш као и са подешавањима ваше личне собе за састанке, видећете опцију за „Аутоматско закључавање“. Могло би вас навести да се запитате зашто једноставно не можете да закључате састанак да бисте омогућили чекаоницу као код личних соба за састанке.
Само закључавање састанка без омогућавања претходне поставке неће створити чекаоницу за госте који стигну пре домаћина. Уместо тога, они би директно ушли на састанак. Дакле, омогућавање претходне опције је важно. Али такође је важно запамтити да само ствара чекаоницу док се не придружите састанку. Да бисте направили чекаоницу за после, морате да закључате састанак.
Сада можете омогућити „Аутоматско закључавање“ док заказујете састанак или можете закључати састанак са траке са алаткама састанка након што се придружите састанку; у потпуности зависи од вас. Када се састанак закључа, сви учесници, гости и чланови организације морали би да прођу кроз чекаоницу.
На крају, кликните на дугме „Сачувај“ или „Закажи“.
За заказане састанке, не постоји генеричка опција која ће створити чекаоницу за сваки састанак. Мораћете да извршите ове кораке за сваки састанак који закажете.
Чекаонице у виртуелном састанку су изузетно важне да би се избегле било какве незгоде. И иако можете имати чекаоницу на Вебек састанцима, механика није тако једноставна и јасна. Али када знате како, можете осигурати да су ваши састанци сигурни колико би требали бити.