Овај водич ће вам показати како да распоредите по абецедном реду у Екцел-у користећи функцију сортирања и филтрирања и формуле за распоређивање и форматирање података по редоследу.
Мицрософт Екцел је ефикасан софтвер за организовање важних података, као што су финансије, подаци о продаји, информације о клијентима, итд. Постављање података у радним листовима по абецедном реду је један од најбољих начина за брзо организовање, приступ и референцирање тих података. Постављање низа ћелија по абецедном реду значи сортирање опсега по абецедном реду у Екцел-у. Подаци се могу сортирати на оба начина, било у растућем или опадајућем редоследу.
На пример, рецимо да имате велики скуп података о поруџбинама купаца и желите да пронађете историју поруџбина одређеног купца. Прочешљавање целе листе постаће прилично напорно. Уместо да губите време на скроловање, можете да распоредите своје колоне по абецедном реду да бисте брзо пронашли своје податке.
Постоје различити начини на које можете да распоредите податке у Екцел-у по абецедном реду, у зависности од типа скупа података на којем радите. Екцел вам омогућава да сортирате једну колону или један ред или изабрани опсег или цео радни лист, као и опције да групишете више колона или редова заједно док их сортирате. Хајде да научимо како да абецедно распоредимо податке у Екцел табелама по редовима или колонама.
Зашто абецедирати податке у Екцел-у
Постављање података по азбучном реду имаће бројне предности:
- То чини податке разумнијим и олакшава их читање.
- Олакшава кориснику да потражи одређену вредност или име купца у Екцел таблици са подацима.
- Помаже кориснику да визуелно идентификује дупликате записа како бисмо спречили грешке у уносу података.
- Омогућава корисницима да лако групишу колоне или листе заједно тако да корисници могу да их гледају један поред другог.
Постављање по абецедном реду (поређај по абецедном реду) је једноставан, уобичајен начин за брзо сортирање информација. Посебно је користан за веома велике скупове података. Укупно, постоје 4 начина да се подаци распореде по абецедном реду у Екцел-у: дугме А-З или З-А, функција сортирања, функција филтера и формуле.
Абецедно постављање колоне у Екцел-у
Најбржи начин за сортирање по абецедном реду у Екцел-у је коришћење уграђене функције Сортирање.
Прво отворите табелу која садржи скуп података. Изаберите ћелије или колону које желите да сортирате и пазите да не изаберете ниједну празну ћелију. Затим идите на картицу „Подаци“ и кликните на „А-З“ да сортирате узлазно или „З-А“ да сортирате опадајуће у групи Сортирај и филтрирај.
Ако постоје празне ћелије између, Екцел претпоставља да су сви подаци сортирани и зауставља се изнад црне ћелије. Ако желите да сортирате целу колону, само изаберите било коју ћелију у колони и користите горњу опцију.
Истим опцијама се такође може приступити у оквиру алатке „Сортирај и филтрирај“ у одељку Уређивање на картици „Почетна“.
Једном када кликнете на дугме, одмах уредите своју листу по абецедном реду.
Како сортирати и држати редове заједно у Екцелу
Можете лако сортирати колону ако имате само једну колону на радном листу, али постаје мало компликовано када ваш радни лист садржи више колона поред колоне коју желите да сортирате. Такође, понекад радимо на табелама где морамо да задржимо одговарајуће редове нетакнутим након сортирања колоне.
На пример, ако имамо табелу са списком оцена ученика. Када сортирамо колону са именима ученика по абецедном реду, такође желимо да се оцене унете у редове поред њих такође померају у складу са тим.
У таквим случајевима, можете користити дугме „А-З“ или „З-А“ да сортирате једну од колона по абецедном реду и она ће аутоматски распоредити податке у друге колоне, држећи редове заједно. Хајде да видимо како то функционише на другом примеру.
Прво изаберите прву колону према којој желите да сортирате остале колоне. Затим изаберите „А-З“ или „З-А“ на картици „Подаци“ или на картици „Почетна“ да бисте сортирали податке у једној колони, а Екцел ће аутоматски преуредити друге колоне у складу са тим.
Када кликнете на дугме за сортирање, појавиће се прозор за дијалог Упозорење о сортирању. Изаберите радио дугме за „Прошири избор“ и кликните на дугме „Сортирај“.
Ово ће задржати редове заједно док сортирате колоне, без неслагања података (као што је приказано испод).
Ако изаберете опцију „Настави са тренутним избором“, Екцел ће сортирати само изабрану колону.
Како сортирати по абецедном реду по више колона
Ако желите да сортирате скуп података по абецедном реду по више колона, то можете да урадите помоћу Екцел-ове функције Сортирање.
На пример, желимо да уредимо следећу табелу по абецедном реду прво по земљи, а затим по имену:
Прво изаберите целу табелу коју желите да сортирате по абецедном реду, затим идите на картицу „Подаци“ и у групи Сортирај и филтрирај кликните на „Сортирај“.
Или кликните на икону „Сортирај и филтрирај“ у одељку Уређивање на картици „Почетна“ и изаберите „Прилагођено сортирање“ да бисте приступили истој функцији.
Појавиће се оквир за дијалог Сортирање и приказати прву колону (параметар) у којој ће табела бити сортирана. У падајућем оквиру „Сортирај по“ изаберите примарну колону по којој прво желите да распоредите податке по абецедном реду, „Земља“ у нашем случају, а у падајућем менију „Поруџбина“ изаберите или „А до З“ или „Од до А“ .
Затим кликните на дугме „Додај ниво“ да бисте додали други ниво сортирања. Изаберите другу колону (у нашем случају Име) по којој желите да распоредите податке по абецедном реду у пољу „Сорт би“ и изаберите или „А до З“ или „З до А“. Ако ваша табела има заглавља на врху, означите поље за потврду „Моји подаци имају заглавља“ како би могло да прескочи заглавља док их сортира. Додајте још нивоа сортирања ако је потребно и кликните на „ОК“.
Табела је распоређена по абецедном реду: прво по земљи, а затим по имену као што је приказано испод.
Како сортирати редове по абецедном реду у Екцелу
Понекад ћете можда желети да абецедним редом поставите редове у Екцел-у, а не колоне. Ово се може урадити коришћењем Екцел-ове функције сортирања. На пример, рецимо да имате табелу у којој колона од Б до Т у првом реду садржи називе градова у којима је број продавница доступних под различитим типовима малопродаје, а колона А садржи тип продавца. Ћелије се користе за праћење колико продавница у сваком граду у различитим категоријама трговаца.
Прво изаберите све редове које желите да распоредите по абецедном реду; Ако не желите да померате ознаке редова, изоставите их из избора. Сада идите на картицу „Подаци“ и кликните на „Сортирај“ у групи Сортирај и филтрирај.
У дијалогу Сортирање кликните на дугме „Опције“.
Појавиће се још један мали дијалошки оквир који вам даје опцију да изаберете „Сортирај с лева на десно“ или „Сортирај од врха до дна“. Изаберите опцију „Сортирај с лева на десно“ да бисте уместо тога поставили абецедно по реду и кликните на „ОК“ да бисте се вратили у оквир за дијалог Сортирање.
Сада изаберите ред који желите да распоредите по абецедном реду на падајућој листи „Сортирај по“ (ред 1 у овом примеру). У другом пољу задржите вредности ћелија у пољу „Сорт он“ и изаберите „А до З“ (узлазни редослед) у оквиру Редослед. Затим кликните на „ОК“ да затворите дијалог.
Сада је први ред у нашој табели сортиран по абецедном (узлазном) редоследу, а преостали редови су преуређени у складу са тим као што је приказано испод.
Како сортирати колону по абецедном реду помоћу филтера
Још један брз начин за сортирање по абецедном реду у Екцел-у је коришћење функције Филтер. Када примените филтере на колоне, опцијама сортирања за све колоне може се приступити само једним кликом миша.
Да бисте додали филтер колонама, изаберите једну или више колона и кликните на опцију „Филтер“ у групи Сортирај и филтрирај на картици „Подаци“. Ако желите да примените филтер на целу табелу, изаберите било коју ћелију у табели и кликните на опцију „Филтер“.
Опцији Филтер такође можете приступити тако што ћете кликнути на алатку „Сортирај и филтрирати“ у групи Уређивање на картици „Почетна“ и изабрати „Филтер“.
Мала стрелица падајућег менија ће се појавити у сваком од заглавља колона. Кликните на стрелицу било које колоне коју желите да сортирате по абецедном реду и изаберите „Сортирај од А до З“ или „Сортирај од З до А“.
Ово ће уредити колону коју желите по одабраном абецедном реду, а ако изаберете „Сорт А то З“, мала стрелица нагоре ће се појавити на дугмету филтера која показује редослед сортирања (узлазно):
Напредно сортирање по прилагођеном редоследу
Сортирање по абецедном реду није идеално за све абецедне податке. Понекад се подаци могу распоредити по абецедном реду, али то није најефикаснији начин за њихово сортирање.
Хајде да замислимо ситуацију у којој можда имате листу која садржи називе месеци или радних дана, а сортирање по абецедном реду није корисно у тој ситуацији. Има више смисла сортирати ту листу хронолошки. Ако сортирате од А до З, то ће месеце распоредити по абецедном реду, прво ће доћи април, затим август, фебруар, јун и тако даље. Али ово није оно што желите. На срећу, врло је лако хронолошки распоредити у Екцел-у користећи опцију Напредно прилагођено сортирање.
Почните тако што ћете изабрати табелу коју желите да сортирате. Затим изаберите „Прилагођено сортирање“ под „Сортирај и филтрирај“ у одељку Уређивање на картици Почетна.
У дијалогу Сортирање изаберите колону која садржи месеце у години у одељку колоне, сортирајте по „Вредности“, као и обично, а у одељку Ред изаберите „Прилагођена листа“.
У дијалогу Прилагођене листе можете креирати сопствену листу. Постоје неке подразумеване прилагођене листе укључујући дане у недељи, скраћене месеце, месеце у години и тако даље. Одаберите одговарајућу опцију сортирања према вашим потребама (у нашем случају јануар, фебруар, ..) и кликните на „ОК“. Затим поново кликните на „ОК“ да бисте сортирали листу хронолошки.
Приметићете да сте успешно сортирали листу према месечном редоследу.
Како сортирати по абецедном реду у Екцелу користећи Екцел формуле
Ако сте љубитељ формула, онда можете користити Екцел формуле за азбучно постављање листе. Две формуле које се могу користити за постављање података по абецедном реду су ЦОУНТИФ и ВЛООКУП.
На пример, имамо листу имена која желимо да распоредимо по абецедном реду користећи формулу.
Да бисмо ово сортирали, додаћемо привремену колону под називом „Редослед сортирања“ постојећој табели.
У ћелији (А2) поред података користите следећу формулу ЦОУНТИФ:
=ЦОУНТИФ($Б$2:$Б$20,"<="&Б2) Горња формула пореди текстуалну вредност у ћелији Б2 са свим осталим текстуалним вредностима (Б3:Б20) и враћа њен релативни ранг. На пример, у ћелији Б2 враћа 11, пошто постоји 11 текстуалних вредности које су ниже или једнаке тексту „Ненси“ по абецедном реду. Резултат је редослед сортирања имена запосленог у ћелији Б2.
Затим користите ручицу за попуњавање превуците ову формулу да је попуните у целом опсегу. Ово даје редослед сортирања сваког од имена на листи.
Сада морамо да уредимо податке приказане на горњој слици екрана на основу броја реда сортирања, а да бисмо то урадили користићемо функцију ВЛООКУП.
Синтакса:
=ВЛООКУП(,А:Б,2,0)Овде „број сортирања“ представља бројеве у растућем редоследу од 1 до 20. За опадајуће бројеве треба да буду од 20 до 1.
Овде имамо колону Д за сортирана имена. За ћелију Д2 унесите следећу формулу ВЛООКУП:
=ВЛООКУП(1,А:Б,2,0)Слично томе, за другу и трећу ћелију, морате користити формулу као:
=ВЛООКУП(2,А:Б,2,0) и =ВЛООКУП(3,А:Б,2,0) и тако даље…
Након уноса ове ВЛООКУП формуле у сваку ћелију поред података, листа се распоређује по абецедном реду.
Уместо да ручно уносите горе поменуту формулу (1-20) у сваку ћелију, можете користити и функцију реда да бисте олакшали свој рад. Функција Ров () враћа број реда тренутне ћелије. Дакле, уз помоћ функције реда, формула ће бити:
=ВЛООКУП(РЕД()-1,А:Б,2,0)Ова формула ће вам дати исти резултат као и горња формула.
А затим користите ручицу за попуњавање да превучете ову формулу да бисте је попунили у целом опсегу.
Како абецедно распоредити уносе према презимену
Повремено, често морамо да сортирамо листове са подацима по абецедном реду са презименима. У таквим случајевима, иако имена почињу именом, потребно је да их распоредите по абецедном реду презименом. То можете учинити помоћу Екцел текстуалних формула.
Да бисте то урадили, прво ћете морати да издвојите име и презиме из пуних имена у две различите колоне. Затим окрените имена, сортирајте их, а затим их вратите у првобитни облик.
Са пуним именом у А2, унесите следеће формуле у две различите ћелије (Б2 и Ц2), а затим копирајте формуле низ колоне (користећи ручицу за попуњавање) до последње ћелије са подацима:
Да бисте издвојили име, унесите ову формулу у ћелију Ц2:
=ЛЕВО(А2,ТРАЖИ(” “,А2)-1)
Да бисте издвојили презиме, унесите ову формулу у ћелију Д2:
=ДЕСНО(А2,ЛЕН(А2)-ТРАЖИ(" ",А2,1))
А онда, у ћелији Е2, спојио име и презиме обрнутим редоследом раздвојеним зарезом:
=Д2&", "&Ц2
Раздвојили смо имена и презимена и преокренули их. Сада морамо да их распоредимо по абецедном реду и вратимо их назад. Као што видите изнад, када издвајамо имена помоћу формуле, колоне Ц, Д и Е заправо садрже формуле, али су форматиране да изгледају као вредности. Дакле, морамо да конвертујемо формулу у вредности.
Да бисте то урадили, прво изаберите све ћелије формуле (Е1:Е31) и притисните Цтрл + Ц да их копирам. Кликните десним тастером миша на изабране ћелије, кликните на икону „Вредности“ испод „Опције лепљења“ и притисните тастер „Ентер“.
Затим изаберите било коју ћелију у резултујућој колони и кликните на опцију „А до З“ или „З до А“ на картици „Подаци“ или „Почетна“ према вашим потребама.
Када кликнете на дугме, појавиће се дијалог Упозорење о сортирању. Изаберите опцију „Прошири избор“ и кликните на дугме „Сортирај“.
Као што видите, цела колона је по абецедном реду презимена.
Сада, ако желите да га вратите на оригинални 'Формат презимена имена', само морате да унесете исте формуле али са различитим референцама ћелија.
Морате поново да раздвојите име (Е2) на два дела користећи следеће формуле:
У Г2 издвојите име:
=ДЕСНО(Е2,ЛЕН(Е2)-ТРАЖИ(" ",Е2))
У Г2 повуците презиме:
=ЛЕВО(Е2,ТРАЖИ(" ",Е2)-2)
И спојите два дела заједно да бисте добили оригинално пуно име:
=Г2&" "&Х2
Сваки пут када унесете формулу у прву ћелију, обавезно копирајте формулу низ колону (користећи ручку за попуњавање) до последње ћелије са подацима.
Сада све што треба да урадите је да још једном конвертујете формуле у конверзију вредности као што смо урадили горе, и готови сте. ово је урађено и.