Направите падајућу листу ставки у Екцел-у да бисте учинили унос података лакшим, бржим и без грешака. Са Екцел-овом функцијом Валидације података, можете лако да креирате падајуће листе за унос података на радном листу или радној свесци.
Падајућа листа или падајући мени програма Екцел је графички контролни елемент који омогућава корисницима да изаберу опцију са листе унапред дефинисаних опција. Ово ће учинити унос података лакшим, бржим и смањити нетачност и грешке у куцању.
На пример, корисници могу лако да изаберу статус рада као ЗАВРШЕНО из падајућег менија. Али ако им дате избор да га унесу ручно, они могу да откуцају целу реч ЗАВРШЕНО или НА ЧЕКАЊУ или У ТЕКУ, или НЕУСПЕШНО. Биће потребно доста времена да се откуца статус за сваки рад, али ако би то била падајућа листа, то ће убрзати процес уноса података.
У овом посту ћемо вам показати брз и лак начин да направите падајућу листу користећи податке из ћелија, или ручним уносом података, или коришћењем формула у Екцел-у.
Креирање падајуће листе помоћу података из ћелија
На пример, можете да направите падајући мени да бисте пратили статус сваког путовања на које планирате (као што је приказано на слици испод).
Прво откуцајте ставке које желите да се појаве у падајућем менију у низу ћелија. То можете да урадите на листу који ће садржати падајуће листе или на другом листу.
У овом примеру, откуцали смо листу ставки за падајућу листу у листу 2.
Вратите се на лист 1, а затим изаберите ћелију Б2 (ово је ћелија у којој ћете подесити падајући мени).
Затим идите на картицу „Подаци“ и кликните на икону „Провера ваљаности података“ и изаберите „Провера ваљаности података“ из падајућег менија.
У дијалогу „Провера ваљаности података“ изаберите „Листа“ из падајућег менија „Дозволи:“ и кликните на „У реду“.
Кликните на поље „Извор“ и можете да изаберете листу ставки које желите да додате као опције које ће се појавити на листи.
Сада изаберите листу ставки (А1:А5) са листа 2.
И локација на којој ће вредности за падајући мени бити аутоматски додане у поље Извор. Сада кликните на „ОК“. Ако поништите избор опције „Занемари црну“, Екцел ће приморати кориснике да изаберу вредност са листе.
Сада сте направили падајућу листу у ћелији Б2 колоне Статус.
Да бисте копирали падајућу листу у свих 5 редова, једноставно кликните на мали зелени квадрат у доњем левом углу падајућег оквира и превуците га надоле до ћелије Б6.
Сада се падајућа листа копира из ћелије Б2 у ћелију Б6.
Креирање падајуће листе ручним уносом података
Алтернативно, можете да додате ставке директно у падајући мени тако што ћете их ручно унети у поље „Извор“ у дијалогу Провера ваљаности података.
У овом примеру додајете падајућу листу за коју сезону посећујете градове. Дакле, изаберите ћелију Ц2 да бисте креирали падајућу листу.
Отворите дијалог „Провера ваљаности података“ на картици „Подаци“.
Изаберите „Листа“ из критеријума за валидацију и унесите своју листу у поље „Извор“. Све ставке треба унети без размака, одвојене зарезом између сваке ставке.
Овде унесите „Пролеће, лето, јесен, зима“ у изворно поље и кликните на „ОК“.
Сада ће се све ставке (опције) унете у поље Извор појавити у различитим редовима на падајућој листи. Затим можете превући и копирати листу у преостале редове као што сте урадили у претходном методу.
Креирање падајуће листе помоћу формула
Други начин на који можете да креирате падајућу листу је коришћење формуле ОФФСЕТ у изворном пољу.
У овом примеру правимо падајућу листу у колони Година. Изаберите ћелију Д1 и идите на Подаци –> Алати за податке –> Валидација података.
У прозорима за проверу ваљаности података унесите ово поље извора формуле уместо референце ћелије или ручно унетих ставки:
=ОФФСЕТ(референца, редови, колоне, [висина], [ширина])Сада унесите листу ставки за падајућу листу (Година) у листу 2.
У формули наведите референцу ћелије као Б1 (почетна тачка листе), наведите редове и колоне као 0 да бисте избегли померање референце и наведите као Висину као 5 за ставке на листи.
=ОФФСЕТ(лист2!$Б$1,0,0,5)Сада, ако унесете ову формулу у изворно поље, она враћа низ који има листу година (Б1:Б5).
Ово ће креирати падајућу листу која приказује све године у опсегу ћелија Б1:Б5 на листу 2.
Уклањање падајуће листе
Такође можете да уклоните падајућу листу у Екцел-у. Да бисте уклонили падајућу листу, изаберите ћелију са падајућом листом. Затим идите на Подаци –> Алати за податке –> Валидација података.
Кликните на дугме „Обриши све“ у доњем левом углу дијалога „Провера ваљаности података“ и кликните на „ОК“. Ово ће уклонити падајућу листу у изабраној ћелији.
Ако желите да уклоните све падајуће листе на радном листу, означите „Примени ове промене на све остале ћелије са истим подешавањима“ пре него што кликнете на дугме „Обриши све“. Затим кликните на „ОК“ да бисте се применили.
Сада можете да креирате и уклањате падајуће листе пратећи овај водич корак по корак.