Врхунска варалица да постанете професионални корисник Мицрософт Теамс-а
Мицрософт тимовима у овом тренутку није потребно представљање. Да је 2019, свакако. Али ово је била година апликација за видео конференције и Воркстреам Цоллаборатион. А Мицрософт Теамс се безбедно етаблирао као један од МВП-а у ВСЦ екосистему.
То је зато што то није само апликација за видео конференцију. Има још много тога у Мицрософт тимовима. И школе и канцеларије га воле за даљински рад управо из тог разлога. То је апликација за сарадњу са саиграчима на најефикаснији начин. Али сам обим функција у Мицрософт тимовима понекад може да се осећа неодољиво. Кад би само постојало нешто што би вам могло помоћи, могли бисте се брзо сналазити.
Без обзира да ли сте стари или релативно нови корисник Мицрософт Теамс-а, није важно; сви воле малу варалицу како би повећали своју продуктивност, постали професионалци, а можда чак и показали своје вештине. Управо то можете да урадите са овом листом савета и трикова за скоро све што можете да урадите у Мицрософт тимовима.
Савети за повећање продуктивности
Обављање више посла за мање времена, ко то не жели? Сигурно не ви или ваши послодавци! Ови савети и трикови ће сигурно побољшати ваш фокус и повећати ниво продуктивности.
Будите испред својих задатака
Апликација Задаци у Мицрософт Теамс-у била је најишчекиванија апликација за фанове, али то не значи да су сви добили белешку. Ако сте били у тиму који је то некако пропустио, морате одмах да уђете у овај воз, јер верујте нам, пропуштате.
Таскс би Планнер и То-До комбинују обе функционалности обе Мицрософт апликације – Планер и То-До – директно у Мицрософт тимовима. Тако да можете пратити свој напредак и управљати задацима без потребе за пребацивањем између више апликација. Дакле, нема више избора између вашег разума или распореда.
Апликација Задаци комбинује ваше личне задатке из То-До и дељене задатке из апликације Планнер директно у Мицрософт тимовима. Можете га додати као личну апликацију или чак као картицу за заједничко управљање тимским задацима. Апликација Задаци је доступна свима са претплатом на Мицрософт 365.
👉 Савладајте како да користите Таскс би Планнер и То-До у Мицрософт тимовима.
Рукујте информацијама као чаробњак са листама
Ако знате праве апликације у Мицрософт тимовима, нико вас не може зауставити. Мицрософт Листс је једна таква апликација коју морате да искористите. Са листама можете пратити све информације, било да су личне или заједничке. Апликација Листс може бити од помоћи ако ваш тим има информације за праћење, рад на организовању или токове посла којима управља.
А да бисмо убрзали ствари, постоје шаблони специфични за индустрију и случајеве који чине још лакшим креирање ових листа. Ова еволуција СхареПоинт листа може вам помоћи да пратите скоро све – проблеме, средства, рутине, догађаје, инвентар или контакте. Да бисте побољшали ствари, чак можете имати и условно форматирање тако да се објекти на вашим листама аутоматски појављују или нестају када се испуне одређени услови. Коришћење ове апликације ће експоненцијално повећати вашу продуктивност.
👉 Научите како да креирате и користите листе у Мицрософт тимовима као професионалац.
Проследите е-пошту директно на своје канале
Е-пошта је један од најчешће коришћених облика комуникације у корпоративном свету. Количина преписке која се одвија преко мејлова је огромна. Али то такође значи да када ваша организација користи Мицрософт Теамс, понекад сте ухваћени између два различита медија. А копирање целог садржаја из ваших е-порука да бисте га поставили на канал у Мицрософт тимовима може бити тако заморно.
То је зато што то радите погрешно! Да ли знате да сваки канал у Мицрософт тимовима има јединствену адресу е-поште на коју можете директно да прослеђујете е-пошту? Да, добро сте чули. Сви мејлови које пошаљете на ту адресу ће се појавити као постови директно на каналу. Како је то ефикасно!
Да бисте добили адресу е-поште за канал, идите на икону „Још опција“ (мени са три тачке). Затим кликните на „Преузми адресу е-поште“ из менија.
Имејл адреса ће бити генерисана. Копирајте га да бисте га користили.
Користите командну траку
Командна трака у Мицрософт тимовима мора бити најнедовољније коришћена функција. Али има потенцијал да постане ваша најкоришћенија функција ако знате како да је правилно користите. Командна трака може изузетно убрзати ствари.
Желите да пронађете стару поруку, покренете ћаскање или позовете, одете на канал, видите своје датотеке? Користите командну траку да урадите све ово и још много тога. Не морате чак ни да запамтите све команде да бисте их користили. Мицрософт тимови вам га пружају. Све што треба да запамтите да ли задатак који треба да урадите има команду за њега тако да можете да га урадите брзо.
Погледајте детаљан водич о томе како да користите команде у Мицрософт тимовима да повећате продуктивност и уштедите време.👆
Подела језичких баријера
Данас глобални тимови нису новина. Уместо тога, све више и више тимова је раштркано широм света у овој ери. А то захтева потребу да будемо у стању да разумемо језик једни других да бисмо ефикасно комуницирали. Са Мицрософт тимовима, не морате да искачете у Гоогле преводилац и копирате/налепите било коју поруку. Мицрософт Теамс нуди инхерентни преводилац управо за ову сврху.
Кликните на икону „Још опција“ (мени са три тачке) на поруци коју желите да преведете. Видећете опцију „Преведи“ у менију; кликните на њега за брзи превод поруке на ваш подразумевани језик.
Боокмарк Мессагес
Ово на први поглед може изгледати као мала функционалност, али вам може уштедети много времена. Уместо да покушавате да пронађете старе поруке помоћу траке за претрагу, можете да сачувате све поруке и приступите им из одељка „Сачувано“.
Идите на поруку и кликните на икону „Још опција“ (мени са три тачке). Затим кликните на опцију „Сачувај поруку“.
Да бисте приступили сачуваној поруци, можете користити команду /савед са командне траке или кликните на своју слику профила на траци задатака и изаберите „Сачувано“ из менија који се појави.
Користите пречице на тастатури
Ако желите да повећате своју продуктивност, немојте се устручавати да користите пречице на тастатури. Пречице на тастатури могу вам уштедети толико времена, а ипак их мало људи користи у потпуности. Немојте бити један од тих људи. Научите пречице на тастатури за задатке које највише обављате и брзо обавите ствари.
🤸♀Доскочите овде да бисте пронашли листу свих пречица на тастатури у Мицрософт тимовима за Виндовс, Веб и Мац.
Савети за боље састанке
Осим што користе Мицрософт Теамс за сарадњу са саиграчима, друга ствар коју људи највише користе је да одржавају састанке. И сигурно желите да будете професионалац у томе.
Користите заједнички режим за импресивно искуство састанка
Када је тешко учествовати на састанку, као што се често дешава: састанци на мрежи, на крају крајева, нису исто што и састанци у стварном свету. Мицрософтов заједнички режим руши баријере и виртуелне зидове, чинећи да се осећате као да сте заједно у заједничком простору.
Када је на састанку 5 или више људи, можете укључити Режим Заједно. Идите на траку са алаткама састанка и кликните на икону „Још опција“ (мени са три тачке). Затим изаберите „Режим заједно“ из менија да бисте га омогућили.
Тренутно можете имати Режим Заједно у приказу аудиторијума који чини да се осећате као да сви заједно седите у заједничком простору за гледалиште.
👉Сазнајте више о заједничком режиму у Мицрософт тимовима и како да га омогућите и користите.
Водите групне дискусије са собама за секс
Без обзира да ли предајете разред или организујете састанке у канцеларији, групне дискусије су велики део процеса. А са собама за раздвајање у Мицрософт тимовима, можете лако да олакшате учеснике састанка у различите групе.
А сада, више не морате ручно да креирате Бреакоут Роомс у Мицрософт тимовима. Мицрософт је додао инхерентну подршку за ову толико жељену функцију на састанцима. Домаћини састанка могу да поделе учеснике у одвојене собе (до 50) било насумично или ручно да одлуче ко где иде. Функција Бреакоут Роом доступна је и плаћеним и бесплатним корисницима.
Да бисте креирали собе за селидбе, идите на траку са алаткама за састанке на врху екрана и кликните на икону „Соба за излазак“. Затим поделите учеснике на број соба који желите.
Користите белешке са састанка
Ово је веома потцењена карактеристика која не добија пажњу и поштовање које заслужује. Белешке са састанака у Мицрософт тимовима могу учинити ваше састанке лакшим. Без обзира да ли желите да снимите све важне детаље о којима се разговарало на састанку или да направите дневни ред за ствари о којима треба разговарати, Белешке са састанка би требало да буду ваша главна функција.
И што је најважније, доступни су не само током састанка, већ и после и пре (за заказане састанке). Верујте нам, морате да почнете да их користите сада ако нисте раније.
Скочите да се упознате са свим детаљима о коришћењу белешки са састанка у Мицрософт тимовима.🏃♀
Сачувајте Декорум на састанку и уместо тога подигните руке
Одржавање пристојности на виртуелним састанцима може бити веома тешко. И као резултат тога, готово свуда је постао бонтон за састанке да микрофон буде искључен. Али шта када треба да говорите? Укључивање микрофона без тражења да и даље омета састанак.
У Мицрософт тимовима не мора да буде овако непристојно. Уместо тога, користите дугме „Подигни руку“ кад год треба нешто да изговорите. Говорнику то указује да имате нешто на уму, а он вас онда може замолити да укључите звук и говорите на начин који не ствара прекид. Боље је него да заиста подигнете руку јер нема гаранције да ће говорник случајно погледати ваш видео фид, али постоји гаранција да ће погледати „Подигнуту руку“ на панелу учесника.
Идите на траку са алаткама састанка и кликните на икону „Подигни руку“ да бисте подигли руку.
Транскрибујте своје састанке
У случају да сте икада желели транскрипцију целог састанка, али сте мислили да је то немогуће, не можете више погрешити. Мицрософт Теамс има прилично брз начин за добијање транскрипција састанака, али функционише само ако је ваш подразумевани језик енглески и када се енглески говори на састанку.
Такође, политика ваше организације треба да вам омогући да имате транскрипције састанака. Постоји још једна замка - транскрипција је доступна само за састанке које сте снимили. Можете чак и да уредите ове транскрипте пре него што их поделите.
Да бисте добили транскрипцију, идите на Мицрософт Стреам да видите снимак. Затим кликните на икону менија са три тачке и изаберите „Ажурирај детаље видеа“ из опција.
Изаберите језик из падајућег менија „Језик видеа“.
Сада кликните на поље за потврду „Аутоматско генерисање титлова“ да бисте га изабрали и кликните на дугме „Примени“ да бисте добили транскрипцију.
Одржавајте приватне непланиране састанке
Непланирани састанци не морају увек да буду на каналу. Или не морате увек да закажете састанак ако желите да остане приватан. Можете имати импровизоване састанке који су потпуно приватни и нису отворени за све на каналу. И не, не говоримо о 1:1 позивима или групним позивима из групних ћаскања. Ови приватни састанци су као и други састанци, где можете имати госте изван ваше организације, за разлику од 1:1 или групних позива.
Из менија за навигацију идите на „Календар“ (за кориснике Мицрософт 365) или „Састанци“ (за бесплатне кориснике Мицрософт Теамс-а).
Затим кликните на опцију „Упознај се сада“ у горњем десном углу. Ови састанци се не дешавају на каналу и чланови вашег тима не могу знати да је састанак у току, а камоли да му се придруже без позива за састанак.
Савети за више ангажовања
Мицрософт Теамс је апликација Воркстреам Цоллаборатион. А да бисте боље сарађивали са саиграчима, морате да привучете њихову пажњу. Користите ове савете да бисте своје поруке и другу интеракцију учинили занимљивијим, што ће резултирати укупним повећањем продуктивности.
Проведите анкете да бисте повећали ангажовање
Анкете су доказан начин за стварање бољег ангажмана, али с обзиром да не постоји директна функција за креирање анкета у Мицрософт тимовима, многи људи мисле да то није могуће. Па, половина лепоте Мицрософт тимова лежи у стотинама интегрисаних апликација које нуди!
И две такве интегрисане апликације – Формс и Полли – могу вам помоћи да спроведете анкете на вашим каналима. Једини недостатак који бисте могли да нађете је то што не можете да спроводите анкете на састанку, али када почнете да користите ове апликације, видећете да то ионако није толико важно. Можете чак имати и заједничке анкете у којима други чланови тима такође могу да допринесу питањима анкете.
👉Ево комплетног водича за прављење анкета у Мицрософт тимовима.
Креирајте богате поруке користећи опције форматирања
Било да се ради о приватним разговорима или комуникацији на каналима, форматирајте своје поруке да бисте све спасили од невоље читања обичних, досадних порука. Таквих је већ довољно на свету. Кликните на икону „Форматирај“ (А са четкицом) испод оквира за поруку да бисте отворили опције форматирања и курзив, подебљали, подвукли и урадили много више са својим порукама.
Користите субјекте у порукама канала
Поруке су један од најважнијих облика комуникације у Мицрософт тимовима. Више информација се дели путем порука него у позивима и састанцима ових дана. Дакле, важно је уложити време у оне праве и побринути се да се не изгубе у мору неважних порука.
Предметне линије су најбржи начин да им додате мало полета и уверите се да привлаче око правој особи. Можете додати тему из опција форматирања за поруке које желите да поставите на канал. Очигледно, личним порукама ћаскања заправо нису потребни субјекти, тако да не можете да их додате.
Савети за бољу организацију
Одржавање ствари организованим без губитка разума понекад може изгледати помало застрашујуће. И сви смо желели да ствари буду лакше. Боља организација такође доводи до веће продуктивности. Помоћу ових савета можете унапредити своје организационе вештине како бисте се боље снашли у стварима и импресионирали све док сте у томе.
Превуците и отпустите своје тимове да бисте променили редослед
У почетку, сви ваши тимови су поређани насумично по редоследу којим су створени. На дугачкој листи тимова, може бити неодољиво доћи до важних тимова. Али постоји мало позната чињеница у Мицрософт тимовима коју професионалци користе да доведу своје тимове у ред и уштеде време.
Можете да превучете и отпустите своје тимове да бисте их распоредили у било ком редоследу који желите. Тако да можете имати своје најважније тимове на врху, што им омогућава бржи приступ.
Закачите канале и сакријте тимове
Понекад једноставно није довољно организовати своје тимове. Можда сте на врху распоредили своје важне тимове, али се стално додајете новим тимовима, а цео ваш аранжман иде на вукове. Па, не мора да буде овако. Постоје други начини да организујете своје тимове који ће вам уштедети главобољу.
Можете да закачите канале тако да се увек појављују на врху у посебном одељку. Идите на икону „Још опција“ (мени са три тачке) са десне стране канала и кликните на њу. Затим изаберите „Прикачи“ из менија.
Такође можете сакрити све непотребне тимове да бисте очистили свој мени тимова. Кликните на икону „Више опција“ са десне стране имена тима и кликните на опцију „Сакриј“ из менија. Свим вашим скривеним тимовима може се приступити у било ком тренутку са дна навигационог менија за тимове.
Савети за лакше управљање
Без обзира да ли сте шеф тима или сте само одговорни за одржавање састанка, менаџмент не мора да вам представља бол у врату. Али већину времена јесте. Па, сматрајте ове савете леком.
Доделите улоге на састанку
Када на састанку има више учесника, постаје најважније моћи да контролишете шта сваки учесник може да уради. На пример, не желите увек да сви могу да презентују и деле садржај на састанку. Постоје и тренуци када желите да неког другог учините ко-домаћином који може да ради све ствари које можете да урадите, на пример, да прими људе из предворја, и искључи звук других учесника, итд.
Сада можете да доделите улоге људима на састанку Мицрософт тимова. Људи могу бити презентери или учесници; презентери имају потпуну контролу, а учесници имају само ограничен приступ.
Улоге састанка можете доделити пре састанка (за заказане састанке) или током. Да бисте доделили улоге током састанка, идите на панел учесника и кликните на икону „Још опција“ са десне стране имена учесника да бисте приступили менију са три тачке. Затим кликните на опцију „Направи излагача“ или „Направи учесника“.
Уштедите време и додајте чланове групно
Колико пута сте пожелели док сте креирали своје тимове да постоји опција за групно додавање људи? Они од вас који су морали да креирају тимове са више од 10 људи без Оффице група или претходних тимова које би могли да користе као полазну тачку знају каква главобоља може бити.
Па, ако користите веб апликацију Мицрософт Теамс, можете прескочити ову муку и додати чланове на велико. Једина квака је да захтева употребу Цхроме екстензије. Такође добијате додатни бонус гледања својих тимова на екрану са 2 колоне са овим проширењем. Дакле, можете видети више тимова док скролујете мање.
👉Сазнајте како да користите Цхроме екстензију „Рафинисани Мицрософт тимови“ за групно додавање чланова.
Савети за свеукупно боље искуство
Ових неколико савета можда пркосе категоризацији, али су вам потребни у животу да бисте своје искуство у Мицрософт тимовима учинили бескрајно бољим.
Не игноришите свој статус
Статус у Мицрософт тимовима може бити моћан алат који вам је на располагању. Уз ваш статус који одражава ваше право стање доступности, може се избећи много погрешних комуникација које могу настати због тога што не радите у истом физичком простору. Зато га увек користите да бисте другим члановима вашег тима обавестили да ли сте доступни, одсутни, заузети или у позиву како би могли да знају шта могу да очекују док вас контактирају.
Можете да користите статусе „Присуство корисника“ и „Прилагођено“ да бисте максимално искористили ову алатку. Иако већину времена Мицрософт Теамс аутоматски конфигурише ваш статус на основу вашег стања (што је познато да ствара проблеме многима), и ви можете сами да поставите свој статус.Идите на своју слику профила на траци задатака, а затим изаберите статус из менија да бисте га поставили.
Врући савет: Можете чак да подесите свој статус као „Ван канцеларије“ за прилагођене периоде времена, било да излазите само на ручак или идете на одмор. Сазнајте како да подесите ову нову опцију статуса која иначе није доступна у Мицрософт тимовима.👆
Избегните невоље које ваш Статус може да створи
Мицрософт тимови аутоматски мењају ваш статус и генерално је то добра ствар. Али за многе људе који пате од микроменаџирања на послу, то постаје сметња када тимови аутоматски промене свој статус у „Одсутан“ из „Доступан“ у року од пет минута неактивности.
Ако желите да избегнете ситуацију у којој ваш надређени на крају помисли да једва радите уместо да напорно радите, користите апликацију Моусе Јигглер да бисте спречили своје проблеме тако што ћете задржати свој статус супротним.
Пошаљите хитне поруке
Желите да будете сигурни да прималац види вашу поруку? Означите то као хитно и биће обавештени свака два минута двадесет минута заредом. То је десет обавештења и нема шансе да ће то пропустити. Сада, ако вам се то чини мало превише, али је порука и даље важна од стандардне поруке, можете је означити као само важну. Прималац неће бити тако упорно обавештен, али ће и даље знати да је порука важна.
Кликните на „знак узвика“ испод оквира за поруку у личном ћаскању и изаберите приоритет из опција пре слања поруке.
Прилагодите своја обавештења за персонализованије искуство
Мицрософт Теамс подразумевано испоручује обавештења за све нове поруке, реакције и помињања. Али Теамс нуди опсежне опције прилагођавања, тако да можете да добијате обавештења само за ствари за које желите да будете обавештени.
Отворите подешавања и идите на „Обавештења“ из менија за навигацију са леве стране.
Овде можете да измените своја обавештења тако да одговарају вашим потребама за скоро све: тимове и канале, ћаскање, састанке, људе и још много тога.
Користите Дарк Моде када вучете Алл-Нигхтер
Без обзира да ли ћете овог пута само провести целу ноћ или морате редовно да радите до касно у ноћ, не дозволите да то утиче на ваше очи или обрасце спавања. Користите тамни режим у Мицрософт тимовима да бисте поштедели своје очи од заслепљујуће светлости лаптопа ноћу.
Идите на подешавања из Мицрософт Теамс десктоп апликације и промените тему са „Подразумевано“ на „Тамно“.
Мицрософт Теамс има много ствари да открије да понекад може бити неодољиво. Ови савети вам могу помоћи да узимате ствари једну по једну, пружајући боље руковање стварима. Убрзо ћете бити вешти са начинима Мицрософт тимова, а да се нећете изгубити у лавиринту.