Лако позовите учеснике на заказане састанке Мицрософт тимова и пратите њихове одговоре.
Виртуелни састанци могу бити исцрпљујући. То сви знају. Дакле, као домаћин састанка, ваша је одговорност да изгладите процес колико год можете. Велики део тога се своди на то да се не одржавају импровизовани састанци све време.
Свако има много ствари у свом календару. А обавештење унапред није само обзирно, већ и професионално. На срећу, изузетно је лако позвати људе на састанке Мицрософт Теамс-а. Када закажете састанак у Мицрософт тимовима, можете одмах позвати људе на састанак.
Белешка: За бесплатне и личне налоге за Мицрософт Теамс, не постоји опција за додавање учесника приликом заказивања састанка. Линк за састанак морате послати ручно. Опција слања позивница за састанке доступна је само за Мицрософт 365 налоге.
Идите на картицу „Календар“ са навигационог панела са леве стране.
Кликните на дугме „Нови састанак“ у горњем десном углу екрана. Отвориће се прозор за планирање.
Дајте назив састанку и изаберите време и датум за догађај. Затим идите на „Додај потребне учеснике“ да бисте додали људе које желите да позовете на састанак. Можете позвати кориснике из ваше организације и ван ње.
Да бисте позвали кориснике из своје организације, унесите њихова имена. Тимови ће дати предлоге чланова ваше организације. Кликните на њихово име да бисте их додали.
Да бисте позвали кориснике изван своје организације, мораћете да унесете комплетну адресу е-поште те особе. Притисните тастер ентер након што унесете њихову адресу е-поште или кликните на предлог „Позови“ да бисте их додали као учеснике на састанак.
За кориснике чије присуство није потребно, кликните на дугме „Опционално“ на крају оквира за текст.
Ново поље ће се проширити. Овде унесите необавезне учеснике на сличан начин као што сте урадили са обавезним учесницима. За чланове организације унесите њихово име, а затим га изаберите у предлозима тимова. За чланове изван ваше организације унесите комплетну адресу е-поште.
Тимови такође имају помоћника за заказивање који вам омогућава да упоредите свој календар са календарима других учесника (за које је у сваком случају доступан) да бисте пронашли време које одговара свима. Идите на картицу „Помоћник за планирање“ да бисте добили помоћ од тимова да пронађу одговарајуће време.
Након што унесете све детаље у прозор планера састанка, кликните на дугме „Пошаљи“.
Позивница ће бити послата свим учесницима састанка (обавезно и опционо) или у њихово Оутлоок поштанско сандуче (за људе у организацији) или њихову адресу е-поште (за аутсајдере). Корисници могу одговорити на састанак и додати га у свој календар користећи позив који сте послали.
Њихове одговоре можете видети у детаљима састанка. Да бисте видели детаље састанка, двапут кликните на састанак у календару. Окно за „Праћење“ је са десне стране и приказује свачији РСВП статус.
Такође можете позвати више људи на састанак након што првобитно закажете састанак. Отворите детаље састанка из календара тако што ћете двапут кликнути на њега или изабрати „Уреди“ из менија са преклапањем.
Затим додајте име или адресе е-поште учесника у одељку „Обавезно“ или „Опционално“ и кликните на дугме „Пошаљи ажурирање“. Корисници који су већ додати ће такође поново добити позивницу.
Такође можете да откажете састанак и сви ће добити имејл са обавештењем да је састанак отказан.
Отворите детаље састанка и кликните на дугме „Откажи састанак“ у горњем левом углу траке са детаљима састанка.
Појавиће се оквир за дијалог. Можете додати напомену о отказивању ако имате поруку коју желите да пренесете учесницима. У супротном, једноставно кликните на дугме „Откажи састанак“.
И ето ти. Слање је слање позивница на састанак Мицрософт тимова. Све што треба да урадите је да додате кориснике које желите да позовете у планер састанка. Мицрософт такође олакшава праћење статуса ваших позивница или потпуно отказивање састанка.